「Googleドライブ」を整理して効率を高める5つのヒント – ZDNet Japan

　筆者は「Googleドライブ」のヘビーユーザーだ。毎日使っていて、朝から晩まで断続的に使用している。このクラウドストレージシステム内での作業に非常に長い時間を費やしているので、体験の効果と効率を高める「小技」をいくつか考え出した。

　これらの有益なヒントの紹介に移る前に、知っておいてほしいことがある。これらのヒントは、Googleドライブ内の個々のアプリ（「Googleドキュメント」「Googleスプレッドシート」「Googleスライド」「Googleフォーム」）に関するものではなく、Googleドライブ自体に関するものであり、このプラットフォームを最大限に活用することを目的としている。したがって、Googleドライブのいずれかのアプリに固有のヒントを求めている人は、別の場所を探した方がいい。だが、Googleドライブでの日々の作業を改善したい人は、本記事を読み進めてほしい。

　それでは、ヒントの紹介に移ろう。

ヒント1：フォルダーを整理する

　言うまでもないことだが、フォルダーの整理は必須である。すべてをGoogleドライブのルートディレクトリーに保存していると、完全な混乱状態になる。ドキュメントを格納するフォルダーを作成したとしても、それらのフォルダーが全く整理されていない場合は、実際の作業よりもファイルの検索に多くの時間を費やすことになる。

　例えば、一緒に仕事をしている特定のクライアントがいる、または、今取り組んでいる特定のプロジェクトがあるとしよう。そういう場合は、「クライアントA」「クライアントB」「クライアントC」「クライアントD」、または「プロジェクト1」「プロジェクト2」「プロジェクト3」「プロジェクト4」という名前のフォルダーを作成するといいかもしれない。クライアントとプロジェクトの両方が存在する場合は、「CLIENTS」というフォルダーと「PROJECTS」というフォルダーを作成した後、「クライアントA」「クライアントB」「クライアントC」「クライアントD」などのサブフォルダーを作成するといいだろう。

　筆者はGoogleドライブの階層を以下のように構築している。

　クライアント＞年＞月。

　したがって、「クライアントA」＞「2022年」＞「7月」という階層構造になることもある。7月中は、「7月」フォルダー内に、すべてのコンテンツやドキュメントなどを追加する。このレイアウトのおかげで、何も考えなくても、ドライブ内のすべてがどこにあるのかを信じられないほど簡単に把握できる。

ヒント2：フォルダーを色分けする

　フォルダー階層を分かりやすくするために、筆者は各クライアントフォルダーを色分けして、名前の代わりに色を探すだけで済むようにしている。フォルダーを色分けするには、Googleドライブでフォルダーを右クリックして、「Change Color」（色を変更）＞「COLOR」（色）の順に選択する（COLORは、対象のフォルダーに設定したい色 — 図1)。

図1：Googleドライブの「ZDNET」フォルダーの色を変更する。
提供：Jack Wallen

ヒント3：「Activity」（履歴）サイドバーを活用する

　筆者はGoogleドライブを頻繁に利用するので、フォルダー内で最近使用したドキュメントに素早くアクセスする必要が生じることもある。例えば、米ZDNET向けに記事を執筆した後、そのドキュメント内の何かを素早く確認する必要が生じたとしよう。Googleドライブを開いて、ZDNETフォルダーを選択すると、「Activity」（履歴）ペインが切り替わり、そのフォルダーに関連付けられた最近の履歴だけが表示される（図2）。

図2：筆者のZDNETフォルダー内の最近の履歴。
提供：Jack Wallen

　履歴に表示されたドキュメントの1つをクリックして素早く開き、必要な作業を行うことができる。